Zeitmanagement: 7 Techniken

Wichtige Erkenntnisse

• Effektives Zeitmanagement steigert die Produktivität
• Strategien wie das Setzen klarer Ziele und das Erstellen von To-Do-Listen
• Die Beherrschung des Zeitmanagements verbessert die Work-Life-Balance und trägt zu einem besseren persönlichen Wohlbefinden bei

Effektives Zeitmanagement ist keine Selbstverständlichkeit.

Aus diesem Grund gibt es Bücher, Techniken und Software zum Thema Zeitmanagement wie Sand am Meer.

Wenn Sie Ihre vielbeschäftigten Führungskräfte oder angstgeplagten Patienten auf dem Weg zu einem besseren Zeitmanagement begleiten, stehen Sie möglicherweise nicht nur vor der Qual der Wahl, sondern sind auch überfordert.

Anstatt also ins kalte Wasser zu springen, beginnen Sie mit diesem Beitrag, in dem wir Ihnen einen benutzerfreundlichen Überblick über Zeitmanagement-Literatur geben. Wir besprechen sieben Kernkomponenten des Zeitmanagements und deren Anwendung sowie nützliche Tools und empfohlene Lektüren für das tägliche Leben Ihrer Kunden.

Da die Zeit von entscheidender Bedeutung ist, fangen wir an!

Bevor Sie fortfahren, denken wir, dass Ihnen uporabnapsihologija.com gefallen könnte. Diese detaillierten, wissenschaftlich fundierten Übungen helfen Ihnen oder Ihren Kunden, produktiver und effizienter zu werden.

Die Bedeutung des Zeitmanagements

Zeitmanagement ist eine Konstellation von Verhaltensweisen, die uns helfen, unsere Zeit effektiv zu nutzen, um den Anforderungen unseres persönlichen und beruflichen Lebens gerecht zu werden. Obwohl die Definition von Zeitmanagement von Bereich zu Bereich unterschiedlich ist, liefern Aeon und Aguinis (2017, S. 311) die folgende klare, personenzentrierte Erklärung:

eine Form der Entscheidungsfindung, mit der Einzelpersonen ihre Zeit strukturieren, schützen und an veränderte Bedingungen anpassen können.

Diese drei Komponenten können nicht auf ein einziges Allheilmittel reduziert werden, das alle Zeitmanagementprobleme lösen kann. Stattdessen adressieren unterschiedliche Strategien – wie die in diesem Beitrag beschriebenen – verschiedene Komponenten des Zeitmanagements.

Warum ist Zeitmanagement wichtig?

Unsere Zeit und Energie sind endlich. Wir müssen sie angemessen auf mehrere Verantwortlichkeiten aufteilen und sie nutzen, um für uns selbst, unsere Familien und unsere Freunde zu sorgen und arbeitsbezogene Aufgaben zu erledigen.

Mit einer besser verwalteten Zeit können wir alle unsere Verantwortlichkeiten, Arbeitsanforderungen und Ziele erfüllen. Am wichtigsten ist, dass wir das Risiko verringern, uns von Stress überwältigt zu fühlen, uns als Versager zu fühlen und andere Probleme mit der psychischen Gesundheit zu haben (Aeon

Eine Synthese der vorhandenen Literatur (Aeon

• Positiv korreliert mit mehreren Messungen des Wohlbefindens (einschließlich psychischer Gesundheit, Arbeitszufriedenheit , Selbstvertrauen, Selbstwertgefühl)
• Negativ korreliert mit Stress
• Positiv korreliert mit mehreren Arbeits- und Studienleistungsindikatoren, einschließlich akademischem Erfolg und selbstberichteter Arbeitsleistung

Wenn Sie immer noch nicht von der Bedeutung eines besseren Zeitmanagements überzeugt sind, schauen Sie sich hier das TEDx-Video von Brad Aeon an.

Auswahl von Zeitmanagementstrategien

In der früheren Definition von Zeitmanagement haben wir drei Kernkomponenten erwähnt: Struktur, Schutz und Anpassung.

• Struktur bezieht sich darauf, wie unsere Zeit wahrgenommen, gemessen und zugewiesen wird.
• Durch Schutz schützen wir unsere Zeit davor, verschwendet, fehlgeleitet oder von unseren Plänen abgewichen zu werden.
• Anpassung bezieht sich darauf, wie gut wir mit unerwarteten Aufgaben oder Überraschungen umgehen können.

In diesem Beitrag besprechen wir sieben wichtige Zeitmanagementstrategien, die nach diesen drei Komponenten gruppiert werden können. Diese Taxonomie ist hilfreich bei der Entscheidung für eine Strategie. Alle Strategien tragen dazu bei, unsere Zeit und Ziele zu schützen, einige erfüllen jedoch auch die anderen Komponenten.

Strategie 1: Zeitfresser identifizieren und beseitigen

Zeitraubende Aktivitäten verbrauchen Zeit, Energie und Mühe, ohne zum Gesamtergebnis/Endziel beizutragen (Gordon

Um herauszufinden, auf welche Zeitfresser der Kunde angewiesen ist, verwenden Sie ein tägliches Tagebuch, in dem Sie seine Aktivitäten und die dafür aufgewendete Zeit protokollieren (Gordon

Zeitverschwender can take many forms, but various practical solutions exist to counter them (see the table below, adapted from Gordon & Borkan, 2014).

Strategie 2: Weg vom Perfektionismus

Sich zu sehr um ein perfektes Produkt/Ergebnis zu kümmern, kann die besten Pläne schnell zum Scheitern bringen. Perfektionismus ist ein schlecht angepasstes Verhalten, das durch extreme Selbstkritik, Angst vor Fehlern, Selbstzweifel und unmögliche Standards gekennzeichnet ist (Rice et al., 2012).

Perfektionisten haben wenig Freude an ihrem Berufs- und Privatleben, weil sie übermäßig auf ihre Leistung bedacht sind und einem höheren Risiko für Aufschub, psychische Belastung und verschiedene psychologische Syndrome ausgesetzt sind (Rice et al., 2012; Shafran et al., 2016).

Sie wiederholen häufig Aktionen, umgehen ein unerreichbares Ziel und verschwenden letztendlich Zeit, die für andere Aufgaben hätte verwendet werden können (Shafran et al., 2016).

Neben den anderen Strategien in unserem Beitrag werden die folgenden empfohlen helfen, den Perfektionismus zu überwinden .

1. Perfektionisten verlassen sich auf binäre Denkmodelle (richtig–falsch) und haben eine geringe Fehlertoleranz (Shafran et al., 2016). Helfen Sie Ihrem Kunden zu erkennen, dass ein Projekt niemals perfekt sein wird, nehmen Sie eine freundlichere innere Stimme an und planen Sie Zeit für Feedback ein.
2. Teilen Sie Aufgaben in kleinere, erreichbare Ziele mit klaren Erwartungen auf, wenn Sie Ziele festlegen. Das erste Ziel besteht beispielsweise darin, einen Entwurf zu erstellen, der Fehler enthält, aber die richtige Struktur aufweist. Beim zweiten Ziel kann sich der Kunde auf die Verfeinerung des Stücks und die Beseitigung von Tippfehlern konzentrieren.
3. Perfekte Arbeit ist unerreichbar und perfekt ist normalerweise schlecht definiert. Identifizieren Sie stattdessen die Kernaspekte des Projekts, die die größte Wirkung haben und das gleiche Ergebnis erzielen wie ein perfektes Projekt. Konzentrieren Sie sich auf diese Aspekte und nicht auf die weniger wichtigen.

Strategie 3: Beseitigen Sie den Aufschub

Prokrastination ist ein Vermeidungsverhalten, das Teil eines negativen Kreislaufs ist, bei dem der Einzelne weiß, dass das Ergebnis der Aufgabe wesentlich ist.

Dennoch hat die Aktion der Aufgabe eine negative Erfahrung (van Eerde, 2003).

Prokrastination has many forms and is accompanied by negative feelings such as guilt and a fear of failing . The entire experience is stressful, which clients want to avoid or change (van Eerde & Klingsieck, 2018).

Die Beseitigung des Aufschubs beginnt mit Bewusstsein und dann einer Intervention (van Eerde, 2003).

Laut einer Metaanalyse von vier verschiedenen Interventionen war die kognitive Verhaltenstherapie die wirksamste Intervention gegen Aufschub, unabhängig davon, ob Zeitmanagementstrategien wie das Aufteilen einer Aufgabe in kleinere Abschnitte, das Priorisieren von Aufgaben, das Setzen von Zielen oder ein effektives Zeitmanagement enthalten waren (van Eerde).

Eine weitere wirksame Strategie ist Kraft und Durchsetzungsvermögenstraining (aus Eerde

Strategie 4: Sagen Sie Nein zu zusätzlicher Arbeit

Es ist nicht ungewöhnlich, dass bei dem Versuch, einen bestehenden Arbeitsbedarf zu decken, mit zusätzlicher Arbeit konfrontiert wird. Die Übernahme zusätzlicher Arbeit hat jedoch Folgendes zur Folge:

1. Wir haben weniger Zeit, unsere bestehende Arbeitsbelastung zu bewältigen, was das Risiko eines Misserfolgs erhöht.
2. Die Wahrscheinlichkeit, dass wir uns gestresst fühlen und Angst haben, unsere Ziele zu erreichen, steigt.

Eine solche zusätzliche Arbeit ist oft nicht im besten Interesse des Einzelnen. Üben Sie, die Gelegenheit auf neutrale Weise abzulehnen, wobei die Auswirkungen der zusätzlichen Arbeit auf die verfügbare Zeit deutlich gemacht werden (Beagrie

Hier ist ein Kurzanleitung zum Thema Durchsetzungsvermögen am Arbeitsplatz .

Strategie 5: Prioritäten festlegen

Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig oder dringend.

Es ist wichtig zu wissen, welche Aufgaben am wichtigsten sind und ihnen höhere Priorität und mehr Fokus zu geben. Ein Beispiel für eine schlechte Priorisierung ist, wenn ein Projekt, das in einer Woche fällig ist, bei einem Projekt, das in drei Wochen fällig ist, übersehen wird.

Eisenhower-Matrix

Eine hilfreiche Methode zur Bestimmung der Priorität ist die Verwendung der Eisenhower-Matrix (Covey, 1991). Aufgaben sind in zwei Dimensionen unterteilt: Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Um Aufgaben zu klassifizieren, beginnen Sie mit dem Fälligkeitsdatum und arbeiten Sie sich rückwärts von hoher Dringlichkeit zu niedriger Dringlichkeit vor. Dringlichkeit bezieht sich auf die Unmittelbarkeit der Aufgabenfrist. Unter der Überschrift „Dringlichkeit“ sind Aufgaben, die bald fällig sind, dringend, und Aufgaben mit späteren Fristen sind nicht dringend.

Fügen Sie dann jeder Aufgabe eine zusätzliche Klassifizierung hinzu: Wichtigkeit. Bewerten Sie die Bedeutung jeder Aufgabe, indem Sie ihre Auswirkungen und ihren Beitrag zu langfristigen Zielen betrachten. Aufgaben, die zu wesentlichen Zielen beitragen, haben eine hohe Bedeutung, wohingegen Aufgaben, die keinen Beitrag leisten, unwichtig sind.

Folglich werden alle Aufgaben als dringend oder nicht dringend eingestuft und außerdem als wichtig oder nicht wichtig eingestuft.

Ihre Matrix sollte wie auf dem Bild aussehen und die Aufgaben sollten von links nach rechts priorisiert sein, beginnend mit der obersten Zeile.

• Tun – Priorität 1
  Im oberen linken Quadranten sind Aufgaben in beiden Dimensionen weit oben aufgeführt. Dies sind die dringendsten Aufgaben, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Sie sollten zunächst abgeschlossen werden.
• Zeitplan – Priorität 2
  Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben (Quadrant oben rechts) haben noch keine konkreten Fristen. Diese Aufgaben sollten in kleinere Aufgaben zerlegt oder für später eingeplant werden.
• Delegieren – Priorität 3
  Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind (Quadrant unten links), erfordern nicht Ihre persönliche Aufmerksamkeit. Stattdessen können diese Aufgaben an jemand anderen delegiert werden.
• Löschen – Priorität 4
  Aufgaben im gegenüberliegenden rechten unteren Quadranten sind am unwichtigsten und nicht dringend. Sie können entsorgt oder aufbewahrt werden, wenn die Arbeitsbelastung nachlässt.

Es können jedoch nicht alle Aufgaben gleichzeitig von hoher Wichtigkeit und hoher Dringlichkeit sein. Wenn dies der Fall ist, muss eine Priorisierung vorgenommen werden, sonst wird die Person überfordert und überfordert.

Strategie 6: Konzentrieren Sie sich auf Deep Work

Tiefgründige Arbeit bezieht sich auf die Fähigkeit, in einer ruhigen, ablenkungsfreien Umgebung mit intensiver Fokussierung und Konzentration zu arbeiten (Bhargava, 2016; Newport, 2016).

Unsere kognitiven Fähigkeiten werden in dieser Umgebung wie ein Muskel trainiert. Unsere Konzentrations- und Produktionsfähigkeit wird bis zum Äußersten beansprucht und verbessert sich mit der Zeit. Die mentale Erfahrung ähnelt einem Fließzustand, der durch intensive Konzentration und Konzentration gekennzeichnet ist und bei dem die Wahrnehmung der Zeit verschwindet (Csikszentmihalyi, 1990).

Tiefgründige Arbeit is best for challenging work that requires absolute focus, but it is difficult to achieve because of distractions in our daily lives. Therefore, deep work should be considered a skill that can be honed and improved through regular practice, similar to any other skill.

Beginnen Sie mit Folgendem, wenn Sie versuchen, Ihre Deep-Work-Fähigkeiten zu verbessern (Bhargava, 2016; Newport, 2016):

1. Planen Sie einen erheblichen Teil Ihrer Zeit für die ununterbrochene Konzentration ein (d. h. keine Zeitverschwendung und keine Unterbrechungen).
2. Planen Sie diese Zeit für den Morgen ein, wenn Sie sich erfrischt und motiviert fühlen. Überprüfen Sie vorher keine E-Mails oder andere Mitteilungen, um Ablenkungen zu vermeiden.
3. Planen Sie wie beim Sport ausreichend Ruhe und Schlaf ein. Nur mit Ruhe ist ein konstantes Arbeiten im gleichen Tempo möglich. Verteilen Sie die leichter zu bewältigenden, kognitiv weniger anspruchsvollen Aufgaben also auf andere Arbeitsphasen und nehmen Sie sich Zeit zur Erholung.

Strategie 7: Folgen Sie dem 80/20-Weg

Bei der 80/20-Regel, auch Pareto-Prinzip genannt, geht es um ein Ungleichgewicht. Die für eine Aufgabe aufgewendete Energie entspricht nicht der beobachteten Leistung (Vaccaro, 2000; Koch, 2011).

Zur weiteren Veranschaulichung:

1. 20 % der Zeit ergeben 80 % der Arbeit. Stellen Sie sich vor, Ihr Kunde hat eine fällige Präsentation. Die Erstellung eines groben, aber umfassenden Entwurfs (80 %) wird wenig Zeit in Anspruch nehmen (20 %).
2. Die restlichen 20 % der Arbeit werden jedoch etwa 80 % der Zeit in Anspruch nehmen. Auch wenn der Großteil der Arbeit erledigt ist, nimmt die verbleibende Arbeit zur Verfeinerung der Präsentation (20 %) viel Zeit in Anspruch (80 %). Wenn Ihr Kunde sein Projekt so geplant hätte, dass ihm nur 20 % der Zeit für diese Arbeit blieben, würde er seinen Termin nicht einhalten.
3. 20 % der Arbeit sind wesentlich, 80 % dagegen nicht. Für die Verwaltung unserer Zeit und Arbeitsbelastung ist es von entscheidender Bedeutung, zu wissen, wie wir die kritischen 20 % gegenüber den weniger bedeutsamen 80 % priorisieren.

Gehen Sie vor diesem Hintergrund bei der Planung eines Zeitplans wie folgt vor (Vaccaro, 2000):

1. Teilen Sie die verfügbare Zeit ungleichmäßig auf, um der 80/20-Aufteilung Rechnung zu tragen. Lassen Sie ausreichend Zeit für Verfeinerungen, Korrekturen und Feedback.
2. Gehen Sie Aufgaben durch und ordnen Sie sie der Kategorie 20 % oder 80 % zu. Die 20 %-Aufgaben sind wichtig, liefern bedeutende Ergebnisse und wirken sich direkt auf andere Ziele aus. Die 80 % der Aufgaben sind dringend, aber optional, dauern länger als erwartet und sind anstrengend.
3. Klassifizieren Sie Teilaufgaben als 20 % oder 80 %, wenn Sie an einem größeren Projekt arbeiten. Priorisieren Sie immer die wesentlichen Aufgaben (20 %) vor den unwesentlichen Aufgaben (80 %).

Empfohlene Zeitmanagementbücher

Bei der Suche nach Büchern zum Thema Zeitmanagement haben Leser die Qual der Wahl. Hier listen wir vier Bücher auf, die in direktem Zusammenhang mit einigen Strategien in diesem Beitrag stehen. Teilen Sie uns in den Kommentaren mit, ob Sie weitere Empfehlungen haben.

1. Deep Work: Regeln für gezielten Erfolg in einer abgelenkten Welt – Cal Newport

Dieses Buch befasst sich mit dem Thema Deep Work: Was es ist, wie man es erreicht und warum es entscheidend ist.

Der Autor, Cal Newport, ist Professor für Informatik und weiß, wie wichtig engagierte und konzentrierte Zeit für das Erreichen von Zielen ist.

Im Gegensatz zu vielen anderen Selbsthilfebüchern sind die Ratschläge in diesem Buch zugänglich, praktisch und lesen sich, als hätte der Autor sie ausprobiert und getestet.

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2. Atomgewohnheiten: Eine einfache – James Clear

Wenn wir akzeptieren, dass wir unsere Arbeitsstrategien verbessern und unsere schlechten Gewohnheiten ablegen können, dann empfehlen wir Atomgewohnheiten .

Dieses Buch beschreibt, wie kleine, beständige Umweltveränderungen dabei helfen können, Gewohnheiten zu entwickeln.

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Wenn Ihnen dieses Buch gefallen hat, dann empfehlen wir es auch Winzige Gewohnheiten von B. J. Fogg . Es ist ähnlich Atomgewohnheiten aber etwas praktischer.

3. Das 80/20-Prinzip: Das Geheimnis, mit weniger mehr zu erreichen – Richard Koch

Es gibt einen Grund, warum dieses Buch so hohes Ansehen genießt. Koch untersucht die Geschichte des 80/20-Prinzips und liefert zahlreiche historische Beispiele dieses Prinzips.

Das genaue Zahlenverhältnis ist nicht entscheidend, aber das Konzept des Ungleichgewichts zwischen Input und Output ist entscheidend. Um den Lesern zu helfen, zu verstehen, wie sie dieses Prinzip in ihrem täglichen Leben umsetzen können, skizziert Koch mehrere wichtige Schritte, um die 80/20-Aufteilung zu erkennen und die kritischsten Aufgaben zu priorisieren, die die wichtigsten Ergebnisse liefern.

Dies ist ein praktisches Buch, und sobald das Prinzip verstanden ist, können die Leser problemlos zu den kritischsten Kapiteln springen. Es ist ein ausgezeichnetes Buch für Leute, die unter Zeitdruck stehen und nur eine kurze Erinnerung an das Prinzip brauchen.

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Zeitmanagement-Tools von PositivePsychology.com

PositivePsychology.com verfügt über eine umfangreiche Sammlung von Arbeitsblättern und Tools für unsere Leser, die beim Zeitmanagement helfen oder Zeitverschwendung vermeiden können.

Zielsetzungsaktivitäten

Produktivität und Zielsetzung sind beliebte Themen in unserem Blog. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, empfehlen wir diesen Beitrag: Zielsetzungsaktivitäten, Übungen

17 Übungen zu Produktivität und Arbeitseffizienz

Unser erstklassiges Tool, das Ihnen und Ihren Kunden beim Zeitmanagement helfen kann, ist diese hervorragende Sammlung von uporabnapsihologija.com.

Die Übungen decken alle sieben in diesem Beitrag besprochenen Strategien und vieles mehr ab. Das Kit enthält eine kurze Einführungsbroschüre zum Thema Produktivität, unterstützt durch 17 Übungen, die jeweils auf wissenschaftlich erprobten Strategien basieren.

Eine Übung konzentriert sich auf die Entwicklung von Deep Work, eine andere nutzt das 80/20-Prinzip. All dies ist als All-in-One-Kit erhältlich und eignet sich perfekt für Praktiker, die ihr Toolkit für den Umgang mit arbeitsbezogenen Anliegen, Zeitmanagementproblemen oder Produktivität ihrer Klienten erweitern möchten.

Meisterkurs für Motivation und Zielsetzung

Auch mangelnde Motivation und unklare Ziele können das Zeitmanagement beeinträchtigen. Um Ihrem Kunden bei der Motivations- und Zielsetzungsproblematik zu helfen, sollten Sie sich bei uporabnapsihologija.com anmelden.

Dieser hervorragende Meisterkurs behandelt das Thema Motivation und Zielsetzung viel ausführlicher und ist ein Trainingsinstrument für Praktiker.

Begleitend zu uporabnapsihologija.com untersucht es einen weiteren Aspekt von Bedenken und Herausforderungen am Arbeitsplatz. Die American Psychological Association erkennt diesen Meisterkurs an und die Praktiker erhalten nach Abschluss neun Weiterbildungspunkte.

Eine Nachricht zum Mitnehmen

Die Endlichkeit der Zeit und ihr effektives Management sind seit mehreren Jahrzehnten bekannt, die bis in die 1950er Jahre zurückreichen (Claessens et al., 2007). Wir verstehen, dass ein effektives Zeitmanagement für die erfolgreiche Zielsetzung, die Einhaltung von Fristen usw. unerlässlich ist Stressbewältigung .

Aber wie? Sie haben gefragt, und wir haben zugehört.

In diesem Beitrag haben wir sieben verschiedene Strategien untersucht, die sich jeweils auf mindestens eine Komponente des Zeitmanagements konzentrieren. Dabei ging es darum, wie man Aufgaben besser strukturiert, Fristen priorisiert, Zeit und Konzentration vor Ablenkungen schützt und intelligenter und nicht härter arbeitet.

Denken Sie daran, dass einige Strategien für Ihren Kunden möglicherweise nicht funktionieren und er möglicherweise einige ausprobieren muss, um die passende zu finden. Am wichtigsten ist jedoch die Erkenntnis, dass Zeitmanagement eine Fähigkeit ist. Wir können lernen, wie man es macht, und jeder von uns kann es verbessern.

Die Liste der in diesem Beitrag vorgestellten Strategien und Bücher ist unvollständig; Es gibt viele andere Strategien. Wenn Sie eine bestimmte Technik erfolgreich eingesetzt haben oder einen neuartigen Ansatz entwickelt haben, teilen Sie uns diesen in den Kommentaren mit. Auch Buchempfehlungen sind willkommen!

Wir hoffen, dass Ihnen die Lektüre dieses Artikels gefallen hat. Vergessen Sie nicht, uporabnapsihologija.com zu besuchen.